新しい人たちとの出会いで学んだこと

どうもアラフォーSEのチャメ太郎(@chametaro0611)です。

今日は新しい人たちとのやり取りが多かった一日でした。
とうとう決まった引継ぎ先のビジネスパートナーの方や、後輩への説明をしました。
また、今まで直接やり取りすることがなかったお客さんあてにも資料の説明をしました。
いずれのやり取りもスムーズにいき、ちょっとした自信になりました。

学んだこと・気づいたこと(結論)

• 実際に目に見える形にしておく
• 相手も自分も追い詰めすぎない
• 相手の気にしていることを話す
• 相手の感情に寄り添い・共感していることを示す
• 相手がやってほしそうなことを想像して実践する
• 上司以外のコミュニケーションは良好

学んだこと・気づいたこと

実際に目に見える形にしておく

・何もないと自分に都合のいいように考える

事前に作っていた引継ぎ資料をもとにビジネスパートナーと後輩へ、そして顧客説明資料をもとに顧客に相談事項を説明しました。

打ち合わせがどれくらいスムーズにいくかは、資料がどれくらいわかりやすくできているかで決まると思っています。
情報過多になってもいけないし、必要な情報が欠けていてもいけないのですが、まず最初は目に見える「ものがある」ことが最初のステップだと思います。

資料を見ながら「ここ」や「そこ」と指差して指摘できることが、非常に大切です。
資料を作成することは非常に面倒な作業ではありますが、それでもおつりが来ると思います。
最初に完璧を目指すと難しいので、最初は簡単な絵・自分にわかる文章で書いて、それに肉付けしていくやり方がおすすめです。

資料を作成する過程で、自分が意外とわかっていないことに気づいたり、違う観点からものが見れたりするので、この点でもおすすめです。

相手も自分も追い詰めすぎない

・窮鼠猫を嚙む、が一番怖い

交渉事においては、相手を追い詰めすぎないことを意識しています。
押して押して押し切るみたいな形ではなく、適度に自分の弱いところも見せます。

「実はそこまだよくわかっていないんですけど、、」とか「不勉強で申し訳ありませんがどうか教えてもらえませんか」など、相手に気持ちよく話してもらうように心がけています。

その代わり、自分が優位に進められるところについては、ぐいぐい行きすぎず相手の様子をうかがいながら、「今までのところでわからないところはありますか？」と細かく聞いたり、「いきなりいっぱいお話させていただいているので、ちょっと混乱されてますよね。」のようにフォローの言葉をかけます。

相手の気にしていることを話す

・自分の話はなるべくしない

人間興味のないことは聞かないし、覚えません。
都合がいいようにできています。
それは脳の作りの問題で、「どうでもいいことは覚えない」ようにできているんです。
コロナで外出する機会も減っていると思いますが、今日すれ違った人の様子など何も思い出せませんよね？

「どうでもいいこと」と思われないようにするには、内容がわかりやすいことと、その人が気になることをテーマにしていることの2点があげられます。

引継ぎや説明などは特に、資料を見せて、相手の反応を見ながら、質問に回答していくやり方が結構いいんじゃないかと思います。

相手の感情に寄り添い、共感していることを示す

・これめっちゃ効果あります。

メンタリストDaiGoさんの動画で見たと思いますが、相槌を入れるときに感情に対しての相槌を入れるのが無茶苦茶効果的です。
「こんなことがあってつらかったんです。。」と話されたら、「それはつらかったですね。」と返し、「こんなことで困ってるんです。」と話されたら、「それは困りますね。」と返すといった具合です。

家族・友達との会話でも使えます。
これを使うと、ぐっと話を聞いてくれている感じが増すので、相手も色々お話してくれるし、交渉事がスムーズにいきます。

自分の感情に同調してくれる人を、無条件で頼りにしてしまうといった効果があったと思います。

先を読む

・きっとこうなるだろうを妄想しておく

上司が事前に資料を見ないことも、上司が顧客に説明せずに私に丸投げしてくることも想定していました。
たまたま勘が当たったといえばそれまでですが、それでもいくつかバリエーションを想定しておいて、転んだ場所によっての対応は検討しておくと後が楽です。

今までの経験やそれぞれの人がどういう感情・行動特性を想像するとなんとなくいくつかの道に絞れます。
今回で言えば上司が顧客説明を丸投げするパターンや、しぶしぶ了解してしどろもどろになりながら上司が顧客に説明するパターンが浮かびます。
(資料を事前に読み込んで、指摘をするという選択肢はありませんｗ)

後者のほうが面倒そうだと判断したので、私のほうからも前者になるように少し誘導していました。

上司以外のコミュニケーションは良好

・すこぶる相性が悪かったようです。

別日でも投稿していますが、私と上司のコミュニケーションはうまくいっていませんが、ほかの方とのコミュニケーションはすこぶる良好でした。

対顧客に対しても、遅延している部分を正直に報告し、今後のリカバリー案についても相談できました。
会議の中でも相手の感情に寄り添い、時には笑い声も出て、円滑に進んだと思います。

対ビジネスパートナーさん、後輩に向けての説明でも、「ひとまずやり方はわかったので、ちょっとやってみます」と受け取ってもらえました。

上司に対してうまく説明できないことで、少し悶々としていた時期もありましたが、ほかの人にも伝わらないわけではなかったので、そこは良かったです。

本日も最後までお付き合いいただきありがとうございました